Auch wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter nicht zu dem Fall anhören muss – tun sollte er es, rät Derksen. «Der Chef sollte bei Unzufriedenheit mit dem Mitarbeiter nicht gleich zur Abmahnung greifen, sondern erst einmal mit dem Arbeitnehmer darüber reden und ihm einfach sagen: 'Ich bitte dich jetzt ganz ernsthaft, achte da bitte drauf'. Das wäre dann eine Ermahnung. Erst wenn das alles nichts hilft, kommt die Abmahnung.»

In der Abmahnung muss das Fehlverhalten konkret benannt werden, wenn möglich mit Datum und Uhrzeit sowie Zeugen und möglichen Belegen. «Ein Stichwort wie 'Störung des Betriebsfriedens' reicht nicht aus», erläutert Derksen. Besonders wichtig: Der Chef muss klar machen, dass er eine Änderung des Verhaltens fordert und bei einer weiteren gleichartigen Pflichtverletzung die Kündigung aussprechen wird. Ohne diese Drohung ist die Abmahnung unwirksam. Lange Zeit lassen sollte sich der Chef nach dem Vorfall zudem nicht, ergänzt der Personalvermittler: «Die Abmahnung muss zeitnah erfolgen. Generell wird von einer Frist von drei Wochen ausgegangen. Aber das ist schon ein langer Zeitraum – ich würde vorschlagen, spätestens nach zehn Arbeitstagen.»

Gerade weil die Abmahnung ein rechtlicher Schritt und gerichtswirksam ist und zudem in die Personalakte aufgenommen wird, sollte der Mitarbeiter das Schreiben genau prüfen. Eine Abmahnung gegen einen Arbeitnehmer, der nur einmal fünf Minuten zu spät gekommen ist, würde keiner rechtlichen Prüfung stand halten. Sollte sich der Mitarbeiter bei einer seiner Meinung nach ungerechtfertigen Abmahnung dagegen wehren? Experte Derksen hat einen zunächst überraschend klingenden Tipp: «Mein stiller Rat ist, hier nichts zu tun. Wenn der Mitarbeiter wegen der Abmahnung sofort vor Gericht zieht, verschlechtert sich das Betriebsklima erheblich. Tun Sie am besten nichts in Sachen Abmahnung, und verhalten Sie sich in deren Sinne so korrekt wie möglich.»

Derksens Argumentation: Spricht der Arbeitgeber nach der offenbar ungerechtfertigten Abmahnung die Kündigung aus, kann der Mitarbeiter immer noch vom Arbeitsgericht die Gültigkeit der damaligen Abmahnung prüfen lassen. «Fällt die Abmahnung, weil sie unrecht war, fällt auch die Kündigung. Das ist für den Arbeitnehmer die beste Lösung.»

Bei einer unwirksamen Abmahnung kann der Beschäftigte aber auch verlangen, dass sie zurückgenommen und aus der Personalakte entfernt wird. Er kann zu den Vorwürfen auch in einer Gegendarstellung Position beziehen, die in die Personalakte mit aufgenommen wird. «Sie hat aber keine große Relevanz», schränkt Derksen ein. «Sie bringt dem Arbeitnehmer im Grunde nichts außer innerer Befriedigung.»

Nach der Abmahnung schwebt die Kündigung als Damoklesschwert über dem Arbeitnehmer. Dabei gilt stets: Für den bereits abgemahnten Vorfall kann der Arbeitgeber nicht mehr kündigen – durch die Abmahnung hat sich dieser Verstoß erledigt. Erst wenn der Mitarbeiter das Fehlverhalten wiederholt, kann gekündigt werden. Dabei muss das Vergehen identisch sein: «Wurde der Mitarbeiter wegen Zuspätkommens abgemahnt und beim nächsten Mal hat er eine Maschine unsachgemäß behandelt, kann nicht gekündigt werden», erklärt Derksen.

Zudem muss vor einer Kündigung unter Umständen eine Frist eingehalten werden. «Wenn der Arbeitnehmer wegen schlechter Leistungen abgemahnt wurde, muss man ihm angemessen Gelegenheit zur Besserung geben – also sich zusammenzureißen und mit den Kollegen darüber zu sprechen, wie sie die Leistung bringen», erläutert Derksen. «Wenn der Mitarbeiter aber wegen Zuspätkommens abgemahnt wurde und er kommt am nächsten Tag wieder zu spät, werfe ich ihn raus. Der Mitarbeiter kann ja nicht vorbringen, dass er eine Woche brauche um sich darauf einzustellen, dass er pünktlich kommen muss.»

Verhält sich der Arbeitnehmer nach der Abmahnung indes korrekt, verliert diese mit der Zeit ihre Wirkung: Dann muss sie aus der Personalakte entfernt werden. «In der Regel sind das ein bis zwei Jahre», erklärt Derksen. «Entfernt wird sie aber nur auf Antrag des Arbeitnehmers.»

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